bjornhag.se

Om HR - ledarskap och medarbetarskap i svenska organisationer. Medarbetarundersökningar, HR-processer och organisatoriskt lärande
för att stödja och utveckla organisationer.

Ett snyggt avslut

Publicerad 2016-04-08 14:21:00 i Attraktiv arbetsgivare,

Det finns något att lära i allt som händer på ett företag. När nyanställda introduceras finns det ofta tydliga rutiner och man är mån om att fånga upp de intryck den nyanställa har innan hen har blivit ”hemmablind”. Något som däremot ofta glöms bort eller missas är att också fånga upp tankar, idéer och åsikter i samband med att någon avslutar sin tjänst.

Att göra Exit-dialog eller avslutssamtal ligger i tiden och är något som ofta ingår i HR-processerna men i verkligheten är det vanligen mer regel än undantag att de här samtalen inte blir av. Anledningarna kan vara många.

Att systematisera arbetet är en väg att få både statistik och jämförbarhet över tid. Vi ser att många av våra kunder som idag sänder ut en exit-dialog via mail har hög svarsfrekvens och att medarbetare då upplever att det är lättare att vara ärlig. Att få skriva anledningar till varför man väljer att avsluta sin anställning eller hur en uppsägning har fungerat samt att lämna konstruktiv kritik upplevs som mindre pressande när de kan göras digitalt jämfört med att behöva säga det direkt till en person.

Att ha en exit-dialog som besvaras digitalt behöver inte betyda att man inte också träffas fysiskt. Gäller det en uppsägning är det förstås självklart att den digitala exit-dialogen måste föregås av ett möte.

Nedan är några tips och råd att tänka på inför ett avslutande samtal:

1. Var tydlig och visa respekt 
Var tydlig med vad samtalet går ut på. I många fall har en personlig relation vuxit fram vilket kan försvåra en uppsägning. Inge inga falska förhoppningar och linda inte in budskapet. Förklara tydligt varför en viss avdelning eller medarbetare drabbas av uppsägning. När samtalet är över ska det inte finnas några frågetecken gällande medarbetarens framtid inom organisationen. Det är viktigt att medarbetaren verkligen förstår varför uppsägningen sker. Det är också viktigt att det här sker med stor respekt och att medarbetaren, trots det negativa besked, känner sig sedd och bekräftad som människa.

2.  Visa uppskattning 
Glöm inte att visa uppskattning för den tid som varit och de resultat som uppnåtts. Båda parter har under en tid investerat i varandra och det är inget som ska gå obemärkt förbi. Belys det som varit bra och visa att du uppmärksammat det som medarbetaren bidragit med.

3. Förbered dig 
Vid en uppsägning kan du få möta alla möjliga typer av reaktioner. Hur hanterar du ilska, chock, sorg och aggressivitet? Att avsluta relationen till en medarbetare kan kännas ensamt, obehagligt och svårt vilket gör att även du kan behöva stöttas. Försök hitta någon att prata igenom situationen med. HR-avdelningen, en mentor eller annan person som varit i samma sits har säkerligen en del råd att komma med och kan finnas där som ett stöd under processens gång.

4. Fokus på medarbetaren 
Det kan vara lätt att försöka utgå från sig själv och dela med sig av egna tankar och erfarenheter under ett uppsägningssamtal. Bedömningen av situationen är väldigt subjektiv vilket gör att dina lärdomar just där och då blir irrelevanta.

Din medarbetares livssituation kan komma att påverka reaktionen. Gör lite research innan samtalet. Kanske har personen just köpt hus, skilt sig eller har en anhörig som är svårt sjuk. Detta kommer inte att ändra beslutet om uppsägning men kan hjälpa dig att lägga grunden för ert samtal och se om det finns något du kan göra för att stötta.

5. Boka in uppföljningsmöte
Även om personen du säger upp kan ha anat att detta var på gång så är det inte samma sak som att få beskedet. Det finns en risk att medarbetaren får svårt att ta in allt under samtalet och därför inte minns vad som sagts. Frågor kan komma upp när den värsta chocken har lagts sig. Även om det är jobbigt att ännu en gång riskera att möta medarbetarens frustration är ett uppföljningsmöte ett bra sätt att fånga upp och tillsammans bearbeta situationen.

6. Var schyst
Vid en uppsägning finns det en del saker du som arbetsgivare kan göra för att den sista tiden ska bli så positiv som möjligt. Det är viktigt att ni kommer överens om hur den sista tiden ska användas på bästa sätt. Det ligger i bådas intresse att relationen avslutas på ett så bra sätt som möjligt. Ni bör också ha pratat ihop er om hur avslutet ska kommuniceras till övriga kollegor. Andelen negativa känslor som måste bearbetas minskar om medarbetaren känner sig väl behandlad under den sista tiden på företaget.

I ett avslut finns alltid något att lära för båda parter. Försöka att tillsammans dra lärdom av processen och gå vidare med ny kunskap. Oavsett varför vägarna skiljs idag så bör man alltid eftersträva att fortsätta ha en god relation. Före detta medarbetare kan vara goda och kloka ambassadörer som fortsätter att sprida ett gott rykte och stärka varumärket som en attraktiv arbetsplats.

Har du erfarenhet av tidigare avslut så finns det mycket information och erfarenhet att hämta från dessa. Med hjälp av en exitundersökning kan medarbetare som lämnat organisationen få en chans att dela med sig av hur de upplevt sin tid på arbetsplatsen. Vad var bra och vad hade du kunnat göra bättre? Via exit-dialogen kan du också se om ditt samtal fungerande och om ni skiljs som vänner. Och till nästa gång har du ytterligare lärdomar med dig i bagaget  

 

Om

Min profilbild

Ulrica Björnhag - jobbar som beteendevetare med särskilt fokus på ledarskapsutveckling och effektiva team. Vill du följa bloggen - klicka på plustecknet ovan.

Till bloggens startsida

Kategorier

Arkiv

Prenumerera och dela