bjornhag.se

Om HR - ledarskap och medarbetarskap i svenska organisationer. Medarbetarundersökningar, HR-processer och organisatoriskt lärande
för att stödja och utveckla organisationer.

10 vanligaste misstagen

Publicerad 2016-01-07 11:08:00 i medarbetarundersökningar,

När man genomför en medarbetarundersökning finns det några vanliga fällor man bör undvika. Genom att förhindra de här misstagen får du en mer produktiv, valid och ett resultatdrivet sätt att samla in och agera på medarbetarfeedback.

1. Se till att mailadresser och organisationsstrukturen stämmer
Hur korrekt är informationen i ditt HR-system? Har du inte koll på det kommer det att visa sig när resultatet landar i organisationen. Vad gör man när divisionschefen får ett resultat med 400 anställda när hon egentligen har 300?

Eftersom persondatan är underlaget för att rätt resultat återkopplas till rätt chef är det otroligt viktigt att ha koll på sin information. HR-teamen behöver äga validiteten av informationen om de vill kunna förmedla korrekta och handlingsorienterade resultat till de chefer och den del av organisationen de ska stödja. Att i efterhand behöva göra om organisationsträd och kvalitetssäkra nya inlogg till resultat är både kostsamt och tidskrävande – samt sänker trovärdigheten både för metod, resultat, HR-avdelning och leverantör.

 2. Spamma inte brevlådor med information och påminnelser
Det är förstås viktigt att informera om att medarbetarundersökningen är på gång och att få medarbetare att delta i undersökningen. Men alla behöver inte delta i en undersökning för att få en representativ data att arbeta med. Att nå 80 % är ett lagom mål för deltagande (70 % om organisationen är distribuerad eller mer fragmenterad).

Skicka inte påminnelser till dem som gjorde vad du bad om i det första mailet. Se till att det system du använder endast påminner dem som inte har påbörjat eller inte avslutat undersökningen.

 Se till att alla chefer i verksamheten löpande kan följa sin egen svarsfrekvens för att på så sätt få dem att själva driva och se till att hålla en hög svarsfrekvens. Många organisationer visar också svarsfrekvensen online på sitt intranät för att skapa delaktighet och engagemang under hela svarsperioden.

3. En undersökning är ingen åtgärd
Din undersökning är inte ett åtgärdsprogram eller en förändring. En undersökning är att samla in åsikter, känslor och attityder. Hur du använder feedbacken för att skapa engagemang det är handlingsplaner och åtgärder. Blanda inte ihop dem.

4. Bemöt inte medarbetarnas feedback med total tystnad
Redan innan en undersökning genomförs bör du ha klart för dig vad som ska ske när undersökningen stängs. En tidplan som tydligt visar alla delar i det fortsatta arbetet är en förutsättning för att alla ska kunna delta och känna engagemang.

Första steget är att snabbt göra en övergripande återkoppling i samband med att undersökningen stängs. Vad blev svarsfrekvens, de stora trenderna och det totala resultatet?

Den som bara ställer frågor men inte återkopplar hur man upplevde svaret kommer att få en vikande trend på svarsfrekvensen.

5. Förbered chefer för att kunna agera på feedbacken
Verksamhetsutveckling sker i verksamheten. Genom att informera och förbereda chefer och ledare om tidplan för resultatåterkoppling samt förväntningar och förutsättningar för det fortsatta arbetet så skapas förutsättningar för att utveckla arbetsglädje, samarbete och delaktighet i organisationen.

Lita på dina chefer och ledares förmåga att ta del av och jobba med resultatet men skapa ett tydligt stöd från överordnade chefer och HR för att säkerställa att alla känner sig trygga i processen.

 6. Besluta hur öppna kommentarer ska behandlas
Om du väljer att ha sk. fritextfrågor, det vill säga öppna frågor där medarbetaren kan skriva egna kommentarer och åsikter, måste du innan undersökningen genomförs ha beslutat och informerat om vem som har rätt att ta del av dem, och på vilket sätt. Om texterna lämnas ut till närmaste chef måste medarbetaren veta det redan när kommentaren skrivs. Detta för att säkerställa anonymitet (och valet att själv bortse eller ignorera det) och tydlighet om vem som få se och förväntas agera på resultatet.

Många öppna frågor ger ”kött på benen”, mer information och ökad förståelse för varför man svarat som man gör. Men öppna frågor kräver också mer tid för analys och strukturering varför det är viktigt att avsätta tid för det arbetet.

7. Be om feedback oftare än en gång om året
Att arbeta med feedback innebär inte att en medarbetarundesökning är lösningen på allt. Det ersätter inte samtalet mellan chef och medarbetare och kollegor emellan. Att ge och få feedback regelbundet är en förutsättning både för personlig och organisatorisk utveckling och framgång.

 Att bryta ut delar av medarbetarundesökningen och mäta i hr-processer är också ett sätt att mäta ”när känslan är färsk”. Att följa upp genomfört utvecklingssamtal i samband med att det görs är bättre än att ett halvår senare fråga hur det upplevdes. Att säkerställa att rekrytering och introduktion fungerar i samband med att de genomförs ger en mycket större möjlighet att agera direkt om något gått fel istället för att ett år senare förstå varför det nyanställda stjärnskottet valde att sluta…

 8. Lyssna, reagera och agera
För att kunna ta ansvar för resultatet måste återkoppling ske så snabbt som möjligt – medan man fortfarande minns hur man besvarade undersökningen. Det är också viktigt att fortsätta behålla det engagemang som medarbetarna visat, genom att delta i undersökningen.

Vanligtvis är en medarbetarundersökning öppen ca två veckor. Se till att återkoppling av det övergripande resultatet sker veckan efter att undersökningen stängs. Låt ledning kommentera det övergripande resultatet och gärna redan peka på vad som behöver göras övergripande (som inriktning utan exakta åtgärder). Därefter får hela verksamheten tillgång till sitt resultat och kan början sin egen återkoppling, utveckling och åtgärder.

Är det för lång tid mellan undersökning och återkoppling av resultat kommer du att tappa uppmärksamhet och fokus från både chefer och medarbetare och finna det är HR-teamen som får leda verksamhetsutveckling tillsammans med avdelningar som redan har tankarna på någon annan viktig process eller verksamhetsbehov.

 9. Sluta behandla engagemang som ett HR-uppdrag
Arbetsglädje, medarbetarengagemang, organisationsstruktur är alla saker som verksamheten behöver äga och utveckla. HR-avdelning och HR-team kan hjälpa till att guida, utveckla och stödja chefer och ledare kring hur det kan påverkas, utvecklas och förbättras men ledare kan aldrig outsourca ansvaret för medarbetarengagemanget till HR – det äger de alltid själva.

Genom att skapa interna forum för chefer att lära av varandra och skapa en kultur där man lär av varandra misstag och framgång kan chefer stimuleras och motiveras av att arbeta med sitt eget ledarskap så väl som med utveckling av sina avdelningar.

10.  Låt din leverantör vara med och utveckla
Det är viktigt att din undersökning och dess genomförande speglar din verksamhet och de behov som finns där. Säkerställ att du har en leverantör som förstår din verksamhet, kan anpassa frågor och återkoppling så att det gör mest nytta i verkligheten.

Var noga med att utvärdera varje gång du genomfört en undersökning. Vad lärde vi oss, vad tar vi med oss till nästa gång och vad behöver vi förändra – för att vara ännu bättre nästa gång?

 Lycka till!

Kommentarer

Kommentera inlägget här
Publiceras ej

Om

Min profilbild

Ulrica Björnhag - jobbar som beteendevetare med särskilt fokus på ledarskapsutveckling och effektiva team. Vill du följa bloggen - klicka på plustecknet ovan.

Till bloggens startsida

Kategorier

Arkiv

Prenumerera och dela